【Excel表格】銷貨總表請款對帳單

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感謝妳,妳的留言回饋。讓我知道自己莫名的堅持是有被認可。

我也很意外,去年分享的 簡易式銷貨憑單檔案 很受歡迎,其實中間也有人向我要過這個總表,因為是我自己文末有寫,有需求可以留言和我說的,但真的很對不起她們,這一年都在處理公司新網站建置問題,讓我有點分身乏數,老實說,我似乎也可以把檔案不整理就給。但,我不喜歡事情交代不清楚,有說等於沒說,給之前,我希望那檔案確實有用,我必須再寫篇說明或錄個影片。所以,一直延宕至今。

前言

  1. 所有示範資料都是亂填的,使用前請先刪除,更改成你們自己的客戶資料及產品內容。
  2. 樞鈕的內容量不一,所以框線無法套的很好,在意的話要先預覽或不使用框線
  3. 每台印表機 設定會略有不同,請自己再做適當調整
  4. 為了示範,我自己有選擇可商用的字型,再自己更改成你喜歡的,或用電腦預設值即可,重要的是內容。

索取用途

  • 想保留銷貨總表(先有總表再選出貨單列印
  • 若沒有即時請款,要再印月結請款單。求資料正確,日後要再追踪
  • 格式內容可以將就的(無法優化的很美,要自己再微調)
  • 透過樞鈕,略有難度,我盡可能說明,請先看我的文字描述。有問題再粉專私訊我,或表單留言(沒看到表單的請參考 檔案索取問題 說明),Google 後台會寄 E-mail 給我,我可以解決的會回覆。

資料來源

檔案內含五個工作表

銷貨憑單

Excel sales voucher

  • 交易日期有代公式=today()
  • A6 儲存格是代客戶簡稱,已預做清單可以點選,清單來源為 客戶資料 的客戶=B欄,覺得自己打字比較快的,可以直接打在 A5 儲存格(但公式會被改掉就要再自己重設 A5=A6)
  • 客戶簡稱設好,會自動代回 客戶全名/聯絡電話/傳真電話/送貨地址等
  • 樞鈕已代妥,確定客戶名稱後選擇要列印的出貨單號即可
  • 若只改要列印的銷貨單號,下拉出貨單重新選擇即可,若銷貨明細表有再新增資料(下圖右邊),請先按 ② 重新整理
Excel Select shipper number

銷貨明細表

Excel Sales Statement

  • 紫色欄名表示該列有代公式,客戶簡稱和產品型號有下拉選單,產品型號內容要符合下拉選單,是為了代到正確內容(該產品的廠商/規格/進價等),若有不表示型號的,可以隨意設一個型號代表。
  • 下拉選單要修改,可以於 資料 ▶資料驗證 ▶清單 ▶來源,修正內容或取消套用
Excel data validation

出號單號公式:C2=IF(A2="","",CONCATENATE("YY",TEXT(A2,"EEMMDD"),RIGHT("00"&B2,2)))

  • 用前綴字元+日期的格式+序號 B欄 儲存格。以 C2為例:公式為 前綴字 YY (可以任意更改為其他 )+1110606+後 2碼,尾碼為序號 1  =>得出 YY111060601,若流水號想要 3碼,則把公式最後的 2))) 改成 3)))。

對帳月份公式:=IF(A2="","",TEXT(A2,"EE年MM月"))

  • 其他內容公式,點儲存格看公式就知道意思。

對帳單

Excel Statement Schedule

  • 月底時才操作,樞鈕已代妥,只選擇對帳月份和簡稱
  • 樞鈕中選擇簡稱,會代回 A5,為了要取得 客戶全名/付款方式/聯絡電話/傳真電話/郵寄地址等(其實可以再優化,但不影響功能,完美主義者可以自己修正)
  • 出貨單號項下可以展開或折疊,決定要不要列出明細(要簡表還是明細表)
Excel expand or collapse

客戶資料

Excel Customer Profile

  • 已格式化為表格,有新增資料直接插入一行或最末行 Enter,資料會代回 銷貨明細表 客戶簡稱清單內
  • 裏面的為示範資料,E-mail也是亂 Key 的,請先記得移除
  • 若要新增其他欄位,請自行新增,並確認是否在表格範圍內(有相同格式就表示有包含),或插入在原表格中間

產品資料

Excel Product Information
  • 已格式化為表格,有新增資料直接插入一行或最末行 Enter,資料會代回 銷貨明細表 產品型號 清單內
  • 若要新增其他欄位,請自行新增,並確認是否在表格範圍內(有相同格式就表示有包含),或插入在原表格中間

其他說明

  • 常態性客戶可以把資料留在客戶資料工作表中,點選簡稱則銷貨單據上的地址和聯絡電話會一併代出,若偶一為之的客戶,也可建一個其他客戶不代資料的,沒有聯絡資訊則會代空白。產品資料也是一樣。
  • 有代公式處,不建議任意更改,或依自己需求處理
Excel 校閱  保護工作表
  • 可以依需求,把重要欄位鎖定後保護工作表,以免作業時誤更改到重要公式或內容

列印說明

  • 列印設定可以中一刀格式,通常一式好幾聯,會選擇點陣式印表機,也可以 A5 噴墨/雷射列印,請依自己的印表機,先預視修改邊界
  • 單一張預設為 6筆左右,超出請自代公式下來及把表格框線補一 下
  • 銷貨單有預設列印範圍,代公式灰色底處不會被印出,若邊界設定超出一頁,請自行修正在一頁內,或調整欄寬,保持資料的完整性。
  • 銷貨憑單和請款對帳單,預設一些說明,請自行修改成你要的內容
Excel layout settings Location
Excel layout settings

列印效果

Order print preview

Invoice statement print preview
  • 列印邊框線條可能要自己先預覽看看
  • LOGO 點陣式的不好代,就要自己拿掉

與原分享檔案主要差異

  • 若需要總表。以此印銷貨單及請款單即可。二者有部份的結構差異。請在二篇中看完文內說明後決定使用何者。
  • 理論上使用此篇中的銷貨憑單,就不需要再用原來的簡易式銷貨憑單,否則二邊都要重覆客戶資料和產品資料,雖然原來的簡易式銷貨憑單格式,我覺得比較好看。
  • 你也可以自己合併成一份你專屬的。 

索取檔案

請先看:檔案索取問題

  • 副檔名 .xlsm 為 Excel 啟用巨集的活頁簿,你可以放心開啟或一開始使用檔案前先掃毒確認(之後就不必)
  • 因為銷貨日期有代公式 =today,所以就算你沒修改任何內容,離開時系統仍會詢問你,檔案已被修改過,是否要儲存檔案?你可以自己判斷要不要儲存
Excel macro enabled content

延伸閱讀:

留言

  1. 留表單索取資料,請確認 Email 寫對。寄不出去,我也幫不上忙哦~

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  2. 表單有留正確郵件資料,我都會給檔案,沒收到的請先檢查垃圾郵件。

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    1. 已寄出囉,若沒收到,請先檢查垃圾郵件。

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  4. 謝謝板主的無私分享,很受用! 非常感謝!

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  5. 網誌管理員已經移除這則留言。

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    1. 已寄出囉,若沒收到,請先檢查垃圾郵件。

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    1. 已寄出囉,若沒收到,請先檢查垃圾郵件。

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    1. 昨天下午五點多就已寄過一次。已重新再寄,若沒收到,請先檢查垃圾郵件。

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    1. 已寄出囉,若沒收到,請先檢查垃圾郵件。

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    1. 已寄出囉,若沒收到,請先檢查垃圾郵件。

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    1. 已寄出囉,若沒收到,請先檢查垃圾郵件。

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  11. 感謝分享. 麻煩妳給我載點. 謝謝妳~

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    1. 要麻煩側邊表單留一下資料哦,你可以參考這個
      https://www.celiasu.com/2021/09/file-request-email-problem.html

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  12. 網誌管理員已經移除這則留言。

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    1. 已寄出囉,若沒收到,請先檢查垃圾郵件。

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  13. 已留訊息索取檔案,謝謝

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  14. 你好,請問可以分享嗎?謝謝

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    1. 要麻煩側邊表單留一下資料哦,你可以參考這個
      https://www.celiasu.com/2021/09/file-request-email-problem.html

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  15. 您好~請問可以麻煩分享嗎?謝謝

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  16. 你好,要索取【Excel表格】銷貨總表請款對帳單,信箱mini198606@gmail.com感謝

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